Organisatorisk hysterese

Organisatorisk hysterese er, når tidligere rutiner, incitamenter eller strukturer fortsætter, efter den oprindelige betingelse har ændret sig. Det forklarer, hvorfor virksomheder ofte fortsætter med at handle, som om den gamle begrænsning stadig fandtes.

Kort fortalt

I systemtænkning beskriver hysterese en tilstand, der afhænger af sin historie, ikke kun af den aktuelle situation. I organisationer sker det samme.

En nødløsning fra en krise bliver ved efter krisen. Grundlæggergodkendelse fortsætter efter ansættelse af ledere. En midlertidig undtagelse bliver normal praksis.

Organisationen har ændret vilkår, men ikke adfærd.

Operationel definition

Organisatorisk hysterese findes, når en rutine fortsætter, fordi den er velkendt, tryg eller indlejret, selv om den betingelse, der gjorde den nødvendig, er svækket eller væk.

Den har tre dele: en oprindelig begrænsning, en adaptiv reaktion og en forsinket opdatering af adfærd.

Reaktionen kan have været nyttig. Problemet er, at den overlever sit formål.

Hvorfor det betyder noget for SMV’er

SMV’er vokser ofte gennem improviserede løsninger. Det giver fart. Men nogle løsninger bliver identitet: “sådan gør vi her”.

Når virksomheden vokser, ansætter ledere eller indfører systemer, kan gamle vaner stadig dominere. Folk spørger stadig grundlæggeren, fordi det tidligere var det sikreste. Gamle regneark bruges stadig, fordi systemet engang svigtede.

Observerbare tegn

Regler alle følger, men ingen længere kan begrunde.

Midlertidige praksisser, der er blevet permanente.

Nye roller på papiret, mens gamle eskaleringsveje fortsætter.

Systemer der omgås med gamle filer.

Forbedringer der glider tilbage efter få uger.

Almindelige fejl

At kalde det modstand mod forandring.

At tilføje en ny proces uden at fjerne den gamle.

At tro, kommunikation er nok.

At erklære ændringen færdig, før den har overlevet pres.

Eksempel

En virksomhed delegerer indkøbsgodkendelser op til en grænse. I to uger virker det. Derefter spørger folk igen grundlæggeren, fordi tidligere beslutninger blev genåbnet bagefter.

Den formelle regel ændrede sig, men organisationens hukommelse gjorde ikke. Løsningen er ikke endnu en meddelelse, men et review, hvor grundlæggeren ikke genåbner beslutninger inden for grænsen.

Diagnostiske spørgsmål

Hvilken adfærd blev skabt under en betingelse, der nu er ændret?

Hvilken gammel vej er stadig lettere end den nye?

Hvilke incitamenter belønner den gamle rutine?

Hvilket værktøj, møde eller godkendelsestrin skal fjernes?

MARTRO-læsning

I MARTROs læsning forklarer hysterese, hvorfor korrekte indsatser fejler, når gamle signaler, rettigheder og belønninger stadig findes.

Derfor forbindes ændringsprogrammer med mikrofundamenter, stopregler og kognitiv margen.

Ofte stillede spørgsmål

Er det bare modstand mod forandring? Nej. Det er historiens træk på nutidig adfærd.

Er gamle rutiner altid dårlige? Nej. Spørgsmålet er, om de stadig tjener systemet.

Hvordan reduceres det? Ved at svække den gamle vej og forstærke den nye.

Hvorfor vender adfærd tilbage? Fordi den gamle vej stadig er lettere, tryggere eller mere belønnet.

Hvilken rolle spiller procedurer? De kan fastholde en ny rutine, efter den er stabiliseret.